Zálohová faktura a proforma
Zálohová faktura vypadá jako faktura, jmenuje se jako faktura — a přitom není ani účetní, ani daňový doklad. Je to výzva k zaplacení. Kdo to přehlédne, odvede daň dvakrát nebo naopak pozdě.
Rychlá odpověď
- Zálohová faktura a proforma nejsou daňový doklad a do přiznání k DPH nevstupují.
- Právně se od sebe neliší — rozdíl je jen v obvyklém použití.
- Musí být na nich uvedeno, že o daňový doklad nejde.
- Mají vlastní číselnou řadu, oddělenou od faktur.
- Plátci vzniká povinnost přiznat daň až přijetím platby, ne vystavením zálohové faktury.
Jaký je mezi nimi rozdíl
Právně žádný. Ani jeden z těch pojmů zákon nezná, a obě listiny mají stejnou povahu: jsou to výzvy k úhradě předem. Liší se jen zvyklostí:
- Zálohová faktura — obvykle část ceny předem, u větších zakázek.
- Proforma — obvykle celá částka předem, nebo podklad pro celní řízení a zahraniční platbu.
Kterou z nich použijete, je věc zvyku ve vašem oboru. Program by měl umět obě, protože zákazníci je vyžadují pod konkrétním názvem.
Co na nich být musí
Protože nejde o daňový doklad, náležitosti podle § 29 se neuplatní. Praxe ale vyžaduje, aby na dokladu bylo všechno potřebné k zaplacení a k tomu, aby si ho příjemce nepletl s fakturou:
- označení dokladu — „Zálohová faktura" nebo „Proforma faktura",
- výslovná poznámka, že nejde o daňový doklad,
- obě strany včetně IČ a údaje o zápisu do rejstříku,
- číslo z vlastní číselné řady,
- popis toho, na co se záloha vztahuje,
- částka k úhradě, číslo účtu, variabilní symbol, datum splatnosti.
Když na zálohové faktuře chybí věta, že o daňový doklad nejde, může si z ní odběratel omylem nárokovat odpočet daně. Problém pak má on — a vy s ním nepříjemný hovor.
Kdy vzniká povinnost přiznat daň
U plátce DPH nikoli vystavením zálohové faktury, ale přijetím platby. Dnem, kdy peníze dorazí na účet, vzniká povinnost přiznat daň z přijaté úplaty a do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě.
Ten se od běžné faktury liší v detailech:
- místo dne plnění se uvádí den přijetí úplaty,
- místo rozsahu plnění se uvádí výše přijaté platby a popis („záloha na…"),
- patnáctidenní lhůta běží od přijetí platby.
Neplátce DPH žádný doklad k přijaté platbě nevystavuje. Zálohovou fakturu pošle, peníze přijme a na konci vystaví běžnou fakturu, ze které zálohu odečte.
Jak zálohu vypořádat na konečné faktuře
Konečná faktura se vystaví na celou hodnotu plnění a přijatá záloha se z ní odečte — samostatným řádkem se záporným základem i daní ve stejné sazbě. Cílem je, aby se daň přiznala jednou, ne dvakrát.
Prakticky to na dokladu vypadá takhle:
| Řádek | Základ | DPH 21 % | Celkem |
|---|---|---|---|
| Sazba katalogu, 32 stran | 40 000 | 8 400 | 48 400 |
| Odpočet zálohy dle dokladu 2026003 | −20 000 | −4 200 | −24 200 |
| K úhradě | 20 000 | 4 200 | 24 200 |
Na konečné faktuře je vhodné uvést číslo dokladu k přijaté platbě, kterého se odpočet týká — kontrola tak spojí obě části jednoho obchodu.
Zálohovou fakturu i proformu program vystaví včetně poznámky, že nejde o daňový doklad, a vede jim vlastní číselné řady. Jakmile záloha dorazí, nabídne vystavení daňového dokladu k přijaté platbě (u plátce DPH) a na konečné faktuře zálohu odečte sám — po sazbách daně, takže se daň přizná jednou. Zaplacené zálohy, ke kterým ještě nevznikla konečná faktura, drží na úvodní obrazovce, aby se na žádnou nezapomnělo.
Od zálohy ke konečné faktuře bez počítání
Zálohovou fakturu vystavíte z cenové nabídky jedním kliknutím, po zaplacení k ní program nabídne daňový doklad k přijaté platbě a na konečné faktuře zálohu odečte sám. QR platbu má i zálohová faktura, takže peníze dorazí dřív.